Zabezpieczenia danych i obsługa RODO w programie FARA
Opracowanie: Włodzimierz Kessler, SIGNUM-NET, Fara – oprogramowanie dla parafii
Logowanie:
Program FARA posiada system logowania pozwalający na uruchomienie programu tylko uprawnionej osobie znającej hasło dostępu.
Prawa dostępu:
Program FARA posiada system praw dostępu pozwalający przydzielić każdemu użytkownikowi dostęp tylko do wybranych elementów.
Szyfrowanie:
Dane w bazie programu FARA w wersjach 3.x, 4.0 i 5.0 są szyfrowane. Wersje starsze niż 3.0 zostały wycofane i nie są już dostępne.
Lokalizacja danych:
Baza danych ma charakter stacjonarny – oznacza to, iż jest ona przechowywana na dysku komputera użytkownika lub w jego sieci lokalnej. FARA nie jest aplikacją internetową – dane nie są umieszczone na zewnętrznym serwerze.
FARA a Internet:
Ponieważ baza danych znajduje się na komputerze użytkownika, a nie na zewnętrznym serwerze dane nie są w żaden sposób przekazywane nigdzie przez Internet. Użytkownik ma obowiązek zabezpieczenia dostępu do komputera i miejsc składowania danych w formie papierowej, nie ma tu jednak problemu zabezpieczenia transmisji danych przez sieć Internetową, gdyż taka nie ma miejsca. Program może pracować bez dostępu do Internetu.
Użytkownik a producent programu:
Producent programu nie ma dostępu do bazy danych. Użytkownik instalując program FARA na swoim komputerze instaluje w nim pustą bazę danych, którą sam wypełnia. Producent programu nie ma dostępu do komputera użytkownika.
Historia wydawania dokumentów:
Każdy wydrukowany dokument jest automatycznie rejestrowany w specjalnym rejestrze historii drukowania. W każdej chwili można sprawdzić, jakie dokumenty były wydawane danej osobie, np. otwierając wpis w księdze chrztów można kliknąć w łącze historia drukowania i przejrzeć listę dokumentów związanych z księga Chrztów (np. świadectw) wydawanych tej osobie.
Rejestrowanie wydawanych dokumentów w dzienniku korespondencji:
Po wydrukowaniu każdy dokument można zarejestrować w tzw. dzienniku korespondencji. Aby to zrobić należy kliknąć w ikonę korespondencje na pasku ikon w formularzu drukowania. Następnie w wyświetlonym okienku można uzupełnić dane, wpisując jako formę odbioru odbiór osobisty lub inny i kliknąć w ikonę zastosuj.
W ten sposób dokument zostanie zarejestrowany, automatycznie zostanie mu nadany rok oraz numer aktu i stanie się widoczny w dzienniku korespondencji.
Wpis w dzienniku korespondencji można otworzyć i przejrzeć oraz ewentualnie dalej uzupełniać dopisując uwagi.
Raport danych osobowych zarejestrowanych w programie dla karty osobowej i karty dysponenta grobu:
Z poziomu karty osobowej osoby oraz z poziomu karty dysponenta grobu można wydrukować raport zawierający informację o tym, jakie dane są zarejestrowane w systemie. Można tam również zaewidencjonować wszelkie fakty udostępniania tych danych, zgłoszenia żądania zmian oraz inne wpisy dotyczące danych tej osoby.
Rejestry RODO:
W programie FARA można też prowadzić elektroniczne rejestry udostępnień, żądań zmian i innych wpisów dotyczących ochrony danych osobowych dotyczących zarówno danych gromadzonych w systemie FARA jak i innych danych w formie papierowej.